Vor opgave er at indsamle, registrere og opbevare arkivalier fra Aaes, Gangsted og Søvind sogne. Med arkivalier menes dokumenter, beskrivelser og billeder fra vort område. Som medlem af Sammenslutningen af Lokalhistoriske Arkiver (SLA) er vi forpligtet til at registrere arkivalier på ARKIBAS, som er et program udviklet af SLA. Vi skal også opbevare arkivalierne efter regler lavet af  SLA.

Alle, der arbejder med arkivalier har Tavshedspligt.

Målet er, foruden at opbevare, at give slægtsforskere, andre forskere og intersserede adgang til oplysningerne. Der er dog visse begrænsninger.

Arkivalier er normalt tilgængelige, når de er over 20 år gamle, gældende fra materialets slutår.

Personligfølsomt materiale er tilgængeligt, når det er 75 år gamle, gældende fra materialets slutår.

Begrænsning i tilgængeligheden sker af følgende årsager:

Involverede personers, institutioners samt trediepersoners berettigede krav på beskyttede oplysninger, der hører privatlivet til, samt af etiske grunde i øvrigt.

Hensyn til ophavsret og ophavsmandens økonomiske interesser.

Hindre slid, nedbrydning og ødelæggelse af dokumenter og billeder.

Har nogen arkivalier eller billeder, hvad enten det er private, foreninger eller erhverv, tager vi gerne imod dem.

Når I kommer med materialet, kan vi snakke om eventuelle begrænsninger og lignende.